Порядок ведения корреспонденции

Письма и деловая переписка

Принципиальным направлением современного обмена информацией остаётся переписка. В былые времена, когда не было телеграфа, телефонной связи, веба переписка была единственной возможностью разговаривать на расстоянии. И эпистолярный жанр процветал. Многие люди тогда обожали и умели писать письма. Более того, этому учили. В дореволюционном издании «Правила вежливости и светского Порядок ведения корреспонденции этикета» в главе, посвященной корреспонденции говорилось: В искусстве составлять письма очень принципиально … дать подходящий тон собственному письму, таковой тон, который полностью правильно согласовался бы с эмоциями и отношениями, в каких мы вправду находимся с тем, кому мы пишем».

Непременно, жизнь с того времени поменялась и некие требования к Порядок ведения корреспонденции переписке устарели. К примеру, «молодая особа никогда не должна ни получать, не писать писем без ведома собственных родителей либо наставников».

Но в особенности хотелось бы отметить те принципные замечания к ведению переписки, которые на наш взор не устарели:

- Кто бы ни был тот, к кому мы пишем, никогда не нужно выражать эмоций Порядок ведения корреспонденции, которых мы к нему не питаем в нашем сердечко.

- Следует быть усмотрительным и никогда не о ком не писать ничего дурного, так как, что написано пером, не вырубишь топором.

- Если случится писать под воздействием чувства гнева, то лучше отправление письма отложить до будущего дня.

- Мужик должен писать Порядок ведения корреспонденции даме в самой уважительной форме, даже в этом случае, если он стоит выше по соц статусу.

- Письмо должно было учесть уровень отношений (дружественный, почтительный, официальный) и личные происшествия и духовное состояние лиц, которым было адресовано письмо.

- Обширные письма неплохи только для близких людей.

- Отвечать на письма должно в может быть недлинные Порядок ведения корреспонденции сроки и только оскорбительное бранное письмо можно бросить без ответа.

Нередко к особым изданиям, посвященным этикетным нормам прилагались письма-шаблоны к различным лицам по самым разным вопросам.

Полагались и некие ограничения, касающиеся технической стороны вопроса. Если кто-то брал на себя обязательство передать письмо, то он Порядок ведения корреспонденции был должен передать письмо запечатанным. Вскрывать и читать чужые письма числилось предрассудительным. И допускалось только в чрезвычайных обстоятельствах.

Лицо, получившее письмо через другого человека должно было распечатать его и прочитать на очах принёсшего. При этом совсем необязательно было говорить о содержании письма.

Письмо непременно должно быть подписано и как можно разборчивее Порядок ведения корреспонденции, чтоб у адресата не оставалось сомнения кто его написал. Также в конце либо сначала письма полагалось ставить дату его написания.

Письмо должно было писать на незапятанной ровно подрезанной, аккуратной бумаге. Невзирая на наличие уже тогда цветной бумаги и бумаги с рисунками, запахом духов и другими излишествами использовать её можно было Порядок ведения корреспонденции только для романтичной либо дружеской переписки.

Размещая письмо в конверт не рекомендуется сгибать его более чем вдвое. На конверте необходимо толково и разборчиво указать адресок. Нарушение этих требований разрешается только для маленьких записок, которые можно написать практически на клоке бумаги.

Сейчас письма, в особенности личные стали редкостью и всё Порядок ведения корреспонденции больше вытесняются другими методами передачи инфы. Вкупе с тем не плохое духовное письмо всегда для человека большая удовлетворенность. Если же напротив Вам необходимо высказать человеку свои претензии, порвать с ним дела, нет более надежного метода, чем письмо. Это защищает нас от личной встречи с противным нам человеком Порядок ведения корреспонденции и позволяет чётко и без излишних чувств выложить свои взоры.

Жизнь идёт вперёд и почти все изменяется, но как и раньше официально-деловой стиль переписки остается одним из важных пластов государственной языковой культуры, владение которым обеспечивает не только лишь личный, да и проф фуррор. Выделим несколько непререкаемых правил переписки Порядок ведения корреспонденции вообщем и деловой переписки а именно.

Порядок ведения корреспонденции

1. Хоть какое письмо, адресованное Вам, просит незамедлительного ответа. Если Вы не сможете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об этом необходимо сразу. Если ответ подразумевает подготовительный сбор инфы и затянется на какое-то время, то долгом вежливости будет уведомление отправителя об Порядок ведения корреспонденции этом.

2. На поздравления и приглашения отвечают кратко, благодаря за поздравления, либо, сообщая о согласии либо несогласии придти.

3. Неплохим правилом является, оставляйте копии отправленных писем. В почти всех организациях есть особые папки для входящей и исходящей корреспонденция, но для личной переписки это правило практически утрачено.

4. В случае передачи писем для ответа Порядок ведения корреспонденции в какие-либо другие службы либо другому человеку (что не нужно) мы извещаем отправившего письмо об этом, перекладывая ответственность за продолжение переписки на другое лицо, сообщая подробные координаты.

Содержание письма

1. Дороже всего ценится время. Потому всегда необходимо держать в голове о том, что письмо, в особенности деловое, должно быть Порядок ведения корреспонденции коротким, четким и по существу. Только если человек Вам близок можно передать приветы, поинтересоваться здоровьем близких и тщательно поведать о собственных делах и эмоциях.

2. Деловая корреспонденция изредка обхватывает несколько тем. Лучший вариант — когда деловое письмо содержит ответ на какой-нибудь один вопрос либо однородную информацию. В данном Порядок ведения корреспонденции случае письмо выходит четким и сжатым. Если все таки в письме необходимо окутать несколько вопросов, то их лучше отделить один от другого зрительно и лучше пронумеровать либо отделить друг от друга заголовками либо особыми фразами.

3. Важными соответствующими особенностями делового стиля являются точность, не допускающая других истолкований, стандартизованность, отсутствие чувственности.

4. При подготовке текста Порядок ведения корреспонденции документа нужно соблюдать последующие принципы: объективность содержания и краткость изложения. В официальных письмах не должно быть разнобоя в написании имен, географических заглавий, определений, наименований лиц, должностей, учреждений, цифровых данных и т.д. Так, если в один прекрасный момент фамилия написана с 2-мя инициалами, к примеру, Иванов В Порядок ведения корреспонденции.В., то и в предстоящем она должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать ООО завод “Тантал”, в другом — з-д “Тантал” (хотя сокращение “з-д” правомерно и в других случаях полностью уместно).

5. Современную бизнес переписку тяжело представить для себя без потребления особых слов и различного рода заглавий, которые часто Порядок ведения корреспонденции записываются сокращенно. К примеру, сокращенно записываются: заведующий — зав.; область — обл.; жд — ж.-д.; страничка — с. и т.д. Но рекомендуется сокращать только слова, употребляющиеся нередко и согласно принятым нормам сокращений.

6. При использовании сокращений и аббревиатур, нужно также учесть границы распространения оформляемого документа, так как применяемое сокращенное слово может быть Порядок ведения корреспонденции неадекватно воспринято даже снутри городка, области и тем паче за их пределами. К примеру, аббревиатура КГУ может обозначать и Кировский, и Кубанский, и Красноярский институты.

7. Традицией делового стиля является ориентация на однозначное употребление слов, тут не желательны образные выражение, метафоры, аллегории, преувеличения. Очевидно, и в деловых текстах можно Порядок ведения корреспонденции повстречать метафорические обороты типа “потоки инфы”, “заморозить фонды” но, они, обычно, представляют собой речевые штампы, их образность стерта. Число таких оборотов не должно быть велико. Включение в деловые документы слов, употребленных в переносных, образных значениях, приводит часто к замене 1-го понятия другим.

8. Деловому стилю присуще внедрение стандартных, клишированных выражений, к Порядок ведения корреспонденции примеру “В связи с указанием...”, “В согласовании с...”, “Не имея способности…», «Исходя из …» и др. Их внедрение позволяет не растрачивать время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой переписки увеличивает информативность документов, упрощает их восприятие, содействуя большей оперативности документооборота. В отличие от других видов речи трафаретность Порядок ведения корреспонденции делового документа — не недочет, а достоинство.

9. Деловой документ не то место, где необходимо необычным и цветисто выражаться. Наличие витиеватых выражений, неоправданных смысловых повторов в тексте тут рассматриваются, как неумение выразить идея точно и разумно. К примеру: “Полезность от использования модели”, “Следует учесть последующие факты” и т.д.

10. В документах, не лучше внедрение Порядок ведения корреспонденции неологизмов — новых, не так давно показавшихся в языке слов, либо зарубежных слов, если они имеют аналоги в родном языке. Не стоит злоупотреблять и узкоспециальными, специфичными определениями, а в случае необходимости употребить их – расшифровывать.

11. Структура делового письма обычно трафаретна. Она состоит из так именуемой «шапки» т.е. стандартным Порядок ведения корреспонденции образом оформленного текста, где содержится нужная короткая информация об отправителе и адресате и сущности письма.

Внешний облик письма

1. Современная деловая переписка ведётся на современной оргтехнике, т.е. деловое письмо должно быть написано на компьютере.

2. Писать от руки можно только корреспонденции личного нрава, такие как поздравления, сострадания, благодарность, сострадание. Если таковой способности нет Порядок ведения корреспонденции, лучше отправить телеграмму. Чтоб написанный текст не сделал письмо сухим и официальным. Если появилась необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями непременно.

3. Почтовые открытки не употребляют в деловой переписке, а служат только для переписки с близкими людьми либо поздравления собственных Порядок ведения корреспонденции неизменных партнеров с праздничками. Вид почтовой открытки, запечатанной в конверт, может иметь и приглашение на мероприятие либо торжество.

4. Если Ваша переписка пространна, рекомендуется создать определенную схему построения текста для определенного вида документа, к примеру, эталон гарантийного письма, письма-отношения, письма с прайс-листом. При наличии муниципального эталона на Порядок ведения корреспонденции этот вид документа его текст строится в согласовании с действующим эталоном.

4. Имеются и общие правила дизайна корреспонденции, формирующие структуру делового письма.

- в высшей части документа по центру, обычно, размещены данные об организации-отправителе. Лист бумаги с таким текстом нередко именуют бланком.

- дальше слева идёт дополнительная информация о составителе письма, а ниже Порядок ведения корреспонденции под ней данные о получателе письма (должность, место работы, адресок и т.д. Как отправители и получатели могут быть указаны и несколько людей.

- на том же уровне, но слева указывается дата написания письма и номер регистрации его в книжке исходящих бумаг учреждения отправителя.

- дальше по середине указывается Порядок ведения корреспонденции самая общая тема письма, к примеру заявление, служебная записка, пояснительная записка и т.д.

- дальше по центру размещается обходительное воззвание к адресату. Начинается оно с одной из обходительных форм воззвания «Уважаемый…», «Уважаемые коллеги … и т.д. Дальше следует фамилия и инициалы, или имя отчество, или ФИО стопроцентно. Если фамилия указывается Порядок ведения корреспонденции без инициалов, то лучше добавить соц статус, доктор, государь и т.д. Для управляющих организаций допустимо указание только должности. В случае рассылки маркетинговой корреспонденции и других писем безличного нрава фамилию адресата не ставят, а к наименованию конторы добавляют заглавие отдела, в который адресовано письмо.

- после чего указывается тема письма Порядок ведения корреспонденции либо причина его написания, просьба и т.д. И перебегают к основному тексту письма. Если таких тем несколько, то следует визуально отделить их друг от друга добавив абзацы, заглавия, нумерацию и т.д.

- основная часть письма заканчивается выводами либо конечной формулировкой просьбы, требования, предложения и т.д Порядок ведения корреспонденции.

- дальше следует заключительная формула вежливости. Если переписка с любым определенным лицом, то письмо завершается обычно обходительным оборотом: “От всей души Ваш”, С почтением… и т.д. Во всяком случае, Вы должны указать создателя письма. Безымянно писать не рекомендуется. В случае переписки меж организациями, необходимо указать человека составившего письмо либо сотрудника службы Порядок ведения корреспонденции, которая занимается перепиской и к которому должно навести ответ. При этом это необходимо сделать даже, если ответ не подразумевается, ведь у партнёра по переписке могут появиться вопросы. По мере надобности получить скорый ответ на деловое письмо либо запрос можно написать последующее: “Рассчитываем, что Вы ответите при первой же способности”.

- Дальше Порядок ведения корреспонденции идёт личная подпись и указание на личность создателя письма либо компанию от имени которой составлено письмо. Постскриптум (P.S.) значок, значащий «после пишу» выносят вниз, после подписи. Он употребляется если, к уже подписанному письму нужно что-то добавить. Ниже постскриптума вновь ставят свою подпись либо инициалы.

- в самом Порядок ведения корреспонденции конце письма следуют указания на приложения, указания на рассылку копий и другие примечания, если таковые имеются.

В личные письмах можно не придерживаться таковой жесткой структуры. Но главные требования остаются в силе. Обращение-шапка, цель письма, фактически текст письма, выводы либо заключение.

5. Общепринятое правило для хоть какой корреспонденции — письмо Порядок ведения корреспонденции должно свободно помещаться в конверт, и быть написанным без исправлений, помарок, на незапятанной доброкачественной бумаге, иметь чистоплотный вид. Перед отправкой письма проверьте орфографию, не добавляет авторитета фирме либо человеку, письмо, написанное с грамматическими ошибками.

6. Если Ваша организация либо компания ведёт постоянную переписку желательна разработка специального представительского бланка с указанием наименования Порядок ведения корреспонденции организации, адреса, координат, эмблемы, банковских реквизитов и т.д. При способности лучше использовать собственный фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, обозначенные на бланке и находится фирменная символика предприятия..

Бланки, письма, конверты нередко входят в набор создающий корпоративный стиль конторы. Не считая официальных бланков, печати, конверта, маркетинговых проспектов в Порядок ведения корреспонденции него могут заходить значки, ручки, папки (либо другие полезные предметы), спецодежда служащих, оформление кабинета и т.д. Обычно, всё это выполнено в едином фирменном стиле. В бланке должна быть информация о фирме (полное заглавие, адресок, телефоны, факсы, эл. почта, если необходимо реквизиты). На фирменные бланки не принято скупиться они должны быть Порядок ведения корреспонденции выдержаны в серьезном официальном стиле, написаны чётко и довольно крупно на неплохой бумаге.

Рекомендательное письмо

Некогда очень пользующийся популярностью, но на данный момент не достаточно используемый вид письма. Направляется знакомому нам лицу с целью одобрения и поддержки кого-то и предполагает просьбу направить на этого человека внимание либо посодействовать Порядок ведения корреспонденции ему. Традиционное рекомендательное письмо состоит из 4-х главных разделов:

- вводного, в каком в общих чертах обозначается сущность вопроса

- дальше идёт черта рекомендуемого человека

- дальше следует просьба, с которой обращаются к адресату (принять на работу, познакомить с кем-то, проконсультировать и т.д.)

- в заключительной части выражается признательность за оказанную услугу, могут Порядок ведения корреспонденции содержаться личные пожелания и информация.

Не стоит никогда давать рекомендательных писем людям малознакомым людям и лицам не заслуживающим доверия, даже если они очень требуют.

Информационное письмо

Назначение этого вида письма информировать о некотором мероприятии, к примеру, конференции, презентации, семинаре и т.д. Нередко такое письмо располагается на бланке той организации Порядок ведения корреспонденции, которая организует мероприятие. Сначала письма могут быть указаны и несколько организаций, если мероприятие провидится вместе. Дальше указывается адресат либо аудитория, к которой обращено письмо. Это может быть конкретное лицо. Кстати на такое письмо стоит непременно ответить и в этом случае, если мы хотят посетить мероприятие и в этом случае, если Порядок ведения корреспонденции нет. Аудитория может быть обозначена и клишированными фразами «уважаемые коллеги», «уважаемые сотрудники кафедры либо университета…» и т.д.

Дальше идёт заглавие мероприятия, сроки, место проведения, тема (этот раздел должен быть освещён тщательно). Указываются и аспекты для приглашенных лиц (возраст, соц, образовательный статус и т.д.). Может быть дана дополнительная Порядок ведения корреспонденции информация и сроках присылки тезисов, оплате оргвзноса, объем текстов, язык мероприятия и т.д.

Непременно должны быть даны координаты лиц, отвечающих за компанию мероприятия и лучше, чтоб они были многообразны и доступны. Это принципиально, так как и приглашенных могут появиться дополнительные вопросы.

Благодарственное письмо

Создано для выражения Порядок ведения корреспонденции благодарности за некоторую полезную, позитивную деятельность организации либо определенному человеку. Обычно такое письмо помещают на особенном торжественном бланке, либо особом бланке. В таком письме указывается кому индивидуально непременно с именованием отчеством, должностью) либо какой организации, обществу, семье либо группе лиц выражается благодарность и непременно указывается за что объявляется благодарность. И тут не Порядок ведения корреспонденции стоит скупиться на описание подробностей. В конце обычно следуют отличные пожелания и выражается надежда на предстоящее сотрудничество.


poryadok-vidachi-avansa-na-zagrankomandirovku.html
poryadok-vidachi-i-oformleniya-listkov.html
poryadok-vidachi-listka-netrudosposobnosti.html